업무에서 더 많은 성과를 내고 싶다면 단순히 시간을 늘리는 것보다 생산성을 높이는 것이 중요합니다. 하지만 생산성을 향상하는 방법은 직급과 경험에 따라 다를 수밖에 없습니다. 주니어 직원과 시니어 직원에게 각각 필요한 실무 스킬을 정리해 보겠습니다.
🔹 주니어 레벨: 빠르게 성장하는 실무 스킬
주니어 시절에는 업무를 효율적으로 배분하는 것이 중요합니다.
아이젠하워 매트릭스를 활용하면 업무를 긴급성과 중요도에 따라 4가지로 구분할 수 있습니다.
긴급하고 중요한 업무는 즉시 실행하고, 중요하지만 긴급하지 않은 업무는 계획적으로 처리해야 합니다. 긴급하지만 중요하지 않은 업무는 위임하거나 최소화하고, 긴급하지도 중요하지도 않은 업무는 제거하는 것이 좋습니다. 이 방법을 적용하면 불필요한 일에 시간을 낭비하지 않고, 중요한 업무에 집중할 수 있습니다. 사회 초년생/주니어 시절에는 모든일을 다 잘해내고 싶은 열정과 배우고 싶은 욕구가 있습니다. 하지만 무작정 순서없이 일에 접근하기보다 우선순위를 정하는 습관을 들여 본다면 같은 양의 일을 하더라도 팀에 도움이 되는 또 내 성과측정에 도움이 되는 우선으로 함으로써 일잘러로 비춰질 수 있습니다.
효율적인 커뮤니케이션도 필수적입니다. 이메일, 슬랙(Slack), MS Teams 같은 협업 툴을 적절히 활용하면 팀원과의 소통을 원활하게 만들 수 있습니다. 예를 들어, 이메일 대신 슬랙을 활용하면 빠르게 피드백을 받을 수 있습니다. (물론 빠른 피드백이 필요한 내용에 대해서는 슬랙 DM이나 채널을 이용하지만 증거를 남기기 위한 내용들은 이메일을 이용하는것을 추천합니다.) 또한, PREP 기법을 사용하여 논리적으로 메시지를 전달하면 오해를 줄일 수 있습니다. 메시지를 작성할 때는 요점을 먼저 제시한 후, 그 이유와 구체적인 예시를 포함하고 다시 결론을 강조하는 구조를 따르면 효과적입니다.
자동화와 단축키를 활용하는 것도 업무 속도를 높이는 방법입니다. 반복적인 데이터 정리를 엑셀 매크로로 자동화하면 시간을 절약할 수 있으며, 자주 사용하는 프로그램의 단축키를 익히면 작업 속도가 더욱 빨라집니다. 예를 들어, Ctrl+Shift+V를 사용하면 서식 없이 텍스트를 붙여넣을 수 있어 문서 작업이 편리해집니다. 이러한 습관을 들이면 하루의 많은 업무시간을 줄일 수 있습니다.
피드백을 적극적으로 활용하는 것도 성장에 도움이 됩니다. "이 업무에서 어떤 점을 개선하면 좋을까요?"처럼 구체적인 질문을 하면 보다 유용한 피드백을 받을 가능성이 높아집니다. 받은 피드백을 정리하고 실천하는 습관을 들이면 업무 능력이 빠르게 향상됩니다. 직장에서 멘토를 만날 수 있다면 행운이지만 안에서 찾을 수 없다면 밖에서도 얼마든지 찾을 수 있으니 같은 업종 혹은 같은 고민을 하는 모임들도 한번 참석해보세요.
주니어를 위한 핵심 포인트
- 아이젠하워 매트릭스를 활용해 업무 우선순위를 정하고 중요한 일에 집중하기
- PREP 기법을 사용해 명확하고 논리적인 커뮤니케이션 습관 들이기
- 자동화와 단축키를 익혀 반복 업무 시간을 줄이고 업무 효율성 높이기
🔹 시니어 레벨: 전략적 사고와 팀 생산성 향상
시니어 레벨에서는 업무의 20%가 전체 성과의 80%를 결정한다는 파레토 법칙을 적용하여 핵심 업무에 집중하는 것이 중요합니다. 예를 들어, 고객 유치에서 가장 효과적인 20%의 전략(예: 추천 프로그램)을 강화하면 전체 실적을 효과적으로 향상시킬 수 있습니다. 이를 통해 적은 노력으로 최대의 성과를 얻을 수 있습니다.
팀원들의 업무 최적화 및 위임도 필수적인 요소입니다. 단순 반복 업무는 자동화하거나 위임하여 팀원들이 더 중요한 업무에 집중할 수 있도록 해야 합니다. 또한, 1:1 미팅을 활용하여 팀원들의 강점을 파악하고 적절한 업무를 배분하면 업무 효율성이 높아지고 전체 생산성이 향상됩니다.
회의와 의사결정을 효율화하는 것도 중요합니다. 모든 회의에 참석할 필요 없이, 반드시 필요한 회의만 참석하고 나머지는 이메일이나 문서로 대체하는 것이 좋습니다. 회의 전에 아젠다를 미리 공유하면 논의할 내용을 사전에 정리할 수 있어 불필요한 논의를 줄일 수 있습니다. 이렇게 하면 회의 시간을 줄이고, 의사결정 속도를 높일 수 있습니다.
멘토링과 리더십 개발도 중요한 역할을 합니다. 후배를 멘토링하면 조직 내 신뢰와 협업이 강화될 수 있으며, 명확한 피드백을 제공하면 팀원들의 성장 속도를 높일 수 있습니다. "좀 더 잘해봐" 대신 "다음번에는 보고서에 데이터 분석을 추가하면 더 좋을 것 같아"처럼 구체적인 피드백을 제공하는 것이 효과적입니다. 이를 통해 팀원들의 역량이 향상되고, 조직 문화가 더욱 발전할 수 있습니다.
시니어를 위한 핵심 포인트
- 파레토 법칙을 활용해 중요한 20%의 업무에 집중하여 성과 극대화하기
- 팀원들의 강점을 파악하고 적절히 위임하여 조직 전체의 생산성 향상
- 불필요한 회의를 줄이고 효과적인 의사결정을 통해 업무 속도 높이기
주니어 레벨에서는 기본적인 업무 스킬을 체득하고, 효율적인 커뮤니케이션과 자동화를 활용하는 것이 중요합니다. 반면, 시니어 레벨에서는 업무를 위임하고, 전략적인 사고를 바탕으로 팀 전체의 생산성을 높이는 것이 핵심입니다. 어떤 직급에 있든지 간에, 핵심은 "더 스마트하게 일하는 것"입니다. 오늘부터 하나씩 실천해 보세요!
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